ビジネス実践 ビジネス英語 英語学習

【ビジネス英語】デキる外資系ビジネスマンは知っている!営業メールの英文テンプレート

更新日:

 

ビジネス英語と聞くとすごくレベルが高い

なんてことを思う人が多々いらっしゃいます。

 

あなたもきっとその一人じゃないですか?

 

ビジネス英語ほど覚えてしまえば簡単です。

難しいと感じるのは結局ビジネススキルにあると分かるでしょう。

 

逆に言えばスキルがある前提で

さらにビジネス英語のテンプレートさえ知っていれば

あなたも外資系でバリバリ働くなんてことも可能なわけです。

 

では実際に外資系ビジネスマンのメールのやり取りって

一体どんな感じなのかをパターンに分けてご紹介していきたいと思います。

 

ビジネス英語でメールを書く際に抑えておくべき3つのポイント

以下のサンプルをご覧ください。

 

.........................
Hi John,

Hope this finds you well.This is a kind reminder of Task A that I sent last week.
Please let me know once it's done.

Also regarding B, could you please put it on hold until further notice?

Let me know if you have any questions.

Best,
Martin H
.........................

 

あなた
すごいナチュラルな英語!
でもテンプレートに沿ったらこれくらいの英文は書けるよ。
ざきやま

 

パターンに沿って覚えていく前に

ビジネス英語でメールを書く3つのポイントがあります。

  1. 書きはじめと書きおわりが大事
  2. 要件を先にシンプルに話す
  3. 論理マーカーで展開する

 

それでは見ていきましょう。

 

ビジネス英語でメールの書きはじめと書きおわりが大事

いくらあなたが日本人で英語が第2言語だとしても

相手に対する礼儀というものは決して忘れてはなりません。

 

テンプレートでもきちんと相手に敬意を示しておけば

何かアクシデントが起きた時にも役に立つというものです。

 

あなた
たしかに…
ビジネスマンの基本です。
ざきやま

 

よく英語には敬語がないと言われることがありますが、

当然英語にも敬語があります。

 

あなた
意外!

 

例えば日本語でいう頭語や時候の挨拶も

英語に置きかえることができます。

 

Dear XX,
「拝啓○○様」

Hope this email finds you well.
「お元気でお過ごしでしょうか(ご健勝のことと存じます)」

 

こんな感じですね。

ビジネス英語でも普通に使います。

 

これが例えば社内の人間に宛てるのであれば

HiやHelloと呼びかけた後に

  • Hope you're well.
  • Hope you're doing well.
  • Hope you had a great weekend.

などと置きかえることもできます。

 

あなた
本当にテンプレートなんだね!
これくらいのことなら覚えられるでしょ?
ざきやま

 

また逆にメールの終わりもだいたい決まっています。

  • I'm looking forward to hearing from you.(社外向け)
  • Let me know if you have any questions.(社内向け)
  • Feel free to ask me if you have any questions.(社内向け)

 

こんな感じで結びの言葉を投げかけた後に「敬具」みたいな結びの語を付けます。

  • Best,
  • Best regards,
  • Thanks,
  • Thanks a lot,
  • Many thanks,
  • Sincerely,
  • Truly yours,

さまざまな言い回しがあります。

 

またこれらを組み合わせると以下のようになります。

 

Let me know if you have any questions.

Best,
Martin H.

 

ざきやま
ほら、最初のサンプルみたいになったでしょ?

 

ビジネス英語は先に要件をシンプルに話してしまう

まず最初にどういう要件かをシンプルにまとめることが大事です。

  • This is a kind reminder...(リマインドになりますが)
  • I have some questions regarding to A.(Aに関して何点か質問がございます)

 

ここだけの話ですが外国人ってメール本当に見ないです。苦笑

なのでちゃんと分かりやすく書くのは本当にポイントです。

 

ビジネス英語は論理マーカーを使って話を展開する

冒頭のサンプルではAlsoが使われていますが、

要件が一つだけではなかったパターンに使われます。

 

ButやHoweverを逆説マーカーと読んだり、

接続詞のそれぞれの特徴をパターンで分けています。

(※Alsoは追加マーカーと言います)

 

これを総じて論理マーカーと呼びます。

 

全部を覚える必要はないですが以下の3パターンだけ覚えておいてください。

  • 逆説マーカー:but, however, though, although…
  • 追加マーカー:because, since, as…
  • 因果マーカー:this is why, hence, thus, therefore…

 

あなた
英文をつなげるのに大事なシグナルだね!

 

ビジネス英語で営業メールを書く7つのシチュエーション

英語が苦手なまま外資系に来てしまった営業マンを見てきて

英語力がないだけで実力がしっかり発揮できていないように思えます。

 

そこでざきやまが英文メールのテンプレを作成し、見事に以下の2つを達成しました。

  • ワークフローの時短化に成功
  • 営業成績の向上に成功

 

つまり英文メールのテンプレが存在するだけで、

営業マンのストレスが減った上に時短化に成功しました。

 

結果的に営業成績が上がったのは言うまでもありませんね。

 

この記事では、

同じように悩みを持っている外資系営業マンが

ワークフローの時短化および営業成績を上げるための

英文メールのテンプレートを解説を加えながらご紹介していきます。

 

ビジネス英語で他社に問い合わせる

当たり前のように他社に連絡を入れる営業職だからこそ

当たり前のように失敗しない英文メールを書きたいところです。

 

以下、サンプルになります。

 

.........................
Dear XXX,

Hope this email finds you well.We, ABC corporation, are interested in your product XYZ shown on your website.
Could you please send us the latest media kit?

I'm looking forward to hearing from you.

Best,
Martin H
.........................

 

始めの時候の挨拶が終わったら本題に入ります。

We, ABC corporation, are interested in your product XYZ shown on your website.

Could you please send us the latest media kit?

 

最初の文章なので自分(弊社)が誰なのか、

相手(御社)の何に興味があるのか、

どうしてほしいのかを説明します。

 

今回でいうとthe latest media kit(最新の媒体資料)ですね。

 

どのテキストにも載っていないポイントなのですが…

日本企業の営業の方々は1枚のペライチにまとめた資料を使うことも多々あると思います。

(特にアドテクなどのIT業界において)

 

こういったシンプルな資料のことを

  • One Sheeter
  • One Pager

と表現することがあります。

(※Amazon Japanでもよく使われています。)

 

 

ざきやま自身もイギリス系の会社に勤めていますが、One sheeterを使用することが多いです。

 

 

ビジネス英語で他社からの問い合わせに対応する

逆にビジネス英語で他社から問い合わせが来るパターンもやってみましょう。

以下、サンプルです。

 

.........................
Hello Martin,

Nice to e-meet you, I am an Ad Operation Manager at XXX.
Thank you for your email, asking for the media kit.
Please find the attached file.
We appreciate your interest in our product.

Please feel free to ask me if you have any questions on this.

Best,
Rachel M.
.........................

 

メールではじめましてをNice to meet youを文字って

Nice to e-meet youにする風習があります。

 

Thank you for your email, asking for the latest media kit.

, askingと動名詞を使った表現もなかなか使えます。

 

 

Please find the attached file.

添付ファイルをご確認くださいと書いているわけですが、

findの代わりにseeを使ったりすることもあります。

(※attached file…添付ファイル)

 

他にも、

Attached is the latest version of our media kit.

みたいな書き方も全然ありです。

 

その後に再度問い合わせに対する感謝をし、

質問等ございましたらお申し付けくださいという旨を伝えます。

 

あなた
日本語と同じだね!
そう、ポイントは全く同じなんだよ。
ざきやま

 

ビジネス英語で他社とアポを取る

最初のやり取りがスムーズにいったら今度はアポです。

 

あなた
アポアポアポアポアポアポアポアポ…
(どんだけアポが怖いんだ…)
ざきやま

 

以下、サンプルです。

 

.........................
Hi Rachel,

Thanks for sending through the media kit.

Would it be possible if we could have a call regarding to your product?We're available 2-4pm in JST next whole week.

Best,
Martin H.
.........................

 

ぶっちゃけ最初のメールがしっかりできたら

後は若干フランクでも問題ないです。(経験上)

 

同じく始めに(媒体資料の)感謝の言葉を述べ

次にこちらの意向(MTGのスケジュール設定)を述べる。

※日本タイムをJST、グリニッジタイムをGTMと言います。

※単純にNew York timeやJapan timeみたいな感じでもOKです。

 

ざきやま
自分はいつ空いているかを複数提示してあげるのもポイント!

 

そうすると相手から以下のようなメールが返ってきます。

 

.........................
Hi Martin,

Please confirm that we've set a time on 2-3pm in JST next Wednesday.
Here is the link and please dial in when the time comes.
Let me know if you have any questions.

Best,
Rachel M.
.........................

 

だいたいオンラインMTGであることが多いと思うので、

以下の英単語を抑えておくといいでしょう。

  • confirm that…~を確認してください
  • set the time…(MTGの)時間をスケジュールに入れます
  • dial in A…A(Skypeなど)に電話をかける
  • when the time comes…時間になりましたら

 

また日本だと「弊社から〇人お伺い致します」と付け加えることもあるかと思います。

そういった場合は以下のように書くと伝わります。

There are three people joining from our side; Head of Sales, Ad Ops, and myself.

 

ビジネス英語で他社に催促のメールを入れる

なかなか先方からメールが返ってこない場合もあります。

 

あなた
それめっちゃ不安になるよ…

 

先ほども述べましたが、

単純にメールを見ていないだけの可能性もあります。

なので丁寧に催促のメールを送れば何の問題もありません。

 

以下、サンプルです。

 

.........................
Hi XXX,

Hope you're well.
In case you haven't received my earlier email, I'm re-sending the message I sent the other day asking for the media kit.

It would be greatly appreciated if you could get this back to me by this Friday.

Best,
Martin H.
.........................

 

他にもクッション置いたような聞き方として、

  • I was wondering if you have received my earlier email
  • My apologies if you have already received it, but...

という言い方もできます。

 

1つ目のポイントは

  • I was wondering if…~だろうかと思っていました

 

このフレーズは誰かに依頼する場合にも使えるので便利です。

I was wondering if you could do A for me…~Aしてくれないかなと思っていました

 

2つ目もすでにメール受理していた場合の謝罪も入っているので

相手に直接的な(攻撃的な)イメージはないため使えます。

 

I was wondering ifもMy apology ifも、

このif「~かどうか」があることでクッションになっているのがポイントです。

 

ビジネス英語で他社に請求関係の連絡を入れる

請求周りは結構数も多く面倒ですよね…

でも同時に英文メール書かなきゃと腰も重い…

 

だからこそ英文メールをテンプレ化してしまえば

仕事のワークフローも自動化できてしまうので非常に楽です。

 

ビジネス英語で請求書を送付する

.........................
Hi Martin,

Hope this finds you well.
Please find the attached invoice for your Order Number 12345.

Best,
Rachel M.
.........................

 

ほら、さっきやったテンプレがここでも使えます。

 

あなた
本当だ…!

 

別に請求書の中に銀行口座番号など必要な情報は入っているので

特別メールの中にどうこう書く必要って正直ないんですよね。

 

ビジネス英語のテキストなんかを見てみると

Kindly send your payment to our bank account given below:

みたいに正直ここまで書く必要ある?!みたいな。

 

本当に丁寧に書くべきは「支払いの催促」をする場合です。

 

ビジネス英語で支払いの催促

.........................
Hi Martin,

Hope this finds you well.
We regret to inform you that your account is past due.
Our records show that there is an outstanding balance of $12,000, which is 40 days overdue.

We would appreciate an early settlement, and please accept our apologies and disregard this reminder if the payment has been forwarded to us in the meantime.

Best,
Rachel M.
.........................

 

下記、ここでのポイントとなるフレーズです。

  • We regret to inform you that...残念ながら~についてお知らせ致します
  • Our records show that…当方の記録によれば
  • past due…支払期日が過ぎている、未払いである
  • overdue…支払期日が過ぎている、未払いである

 

よくbring to your attentionというフレーズをネットで見かけますが

これは堅すぎるというか英語としてぎこちない表現になります。

 

結びの語でもしすれ違いだった場合に断りを入れるのも大事ですね。

 

ビジネス英語で社内に催促のメールを入れる

外資系企業に入っても相手が外国人というだけで

メール相手が社内の人間でもやっぱり緊張しちゃいますよね。

 

当たり前ですが全く緊張する必要はありませんし

むしろ英文メールをテンプレ化してしまうことで

そういった無駄な思考や感情を消してしまえばいいんです。

 

ざきやま
不安に感じるだけ無駄だよ。

 

以下、サンプルです。

 

.........................
Hi Andy,

Hope you had a great weekend!
This is a kind reminder of Task A that I requested last Monday.
Could you let me know once it's done?

Best,
Martin H.
.........................

 

Just checking inなども使われますね。

確認なんだけど…というニュアンスです。

 

今回は社内の人間に対して催促のメールを送るので

出だしでHope you had a great weekendとフランクな感じでOKです。

 

このサンプルの結びの文章も結構ポイントです。

  • Let me know when/once…~する時(したら)教えて
  • once it is done…(それが)終わったら

 

once it is doneの部分をきちんと書くとすれば以下のようになります。

Let me know when/once you finish A

(※めんどくさい人はonce it is doneで良いと思います)

 

ビジネス英語でクレームの対応をする

クレームが来ないことには越したことはないのですが、

万が一ビジネス英語でクレームを受けてしまった場合に備えましょう。

 

以下、クレームを受けた場合のサンプルです。

 

ビジネス英語でクレームを言う

.........................
Hi Andy,

It seems that we've received the wrong file in the earlier email.
Could you have a look and re-send us the correct data?
Thank you for taking care of this.

Best,
Martin H.
.........................

 

赤色の問題提起するところが一番難関だと思います。

これを3つのパターンに分けて見ていきましょう。

 

  1. リクエスト内容が足りない場合
    We find some items missing; A, B, and C.
  2. リクエストが異なった場合
    Apparently we've received the wrong information/items/data.
  3. リクエストにエラーがあった場合
    We find an error in the invoice for the above Order - the amount payable should be $10,000 instead of $20,000.
    The report you sent looks weird in column D; CPC.

 

ここでのポイントは以下になります。

  • Apparently,…どうやら~のようです
  • It seems that…どうやら~のようです
  • It looks weird in A…Aの部分がおかしいようです
  • It looks different in A…Aの部分が異なるようです
  • This should be A, not B…AではなくBのはずである
  • This should be A, instead of B…AではなくBのはずである

 

It looks weirdっていうフレーズなんですけど、

ちょっとおかしいな~と柔らかい感じが出て結構すきです。

 

in A「Aの部分で」というフレーズも組み合わせることで

詳細に伝えることができるので尚良しですね!

 

どう対応してほしいかを伝えるのにもポイントがあります。

自分側(弊社側)で原因が分からない場合には、

investigateやlook intoといったフレーズが使えます。

 

もしくは何してほしいか明確な場合には、

  • Could you please make a change on A?
  • Could you please re-send A?
  • Could you please amend A?

という風に伝えてしまえばOKです。

 

Thank you for taking care of this issue.

結びの語の最後の部分をthis issue, this matterとしてもOKです。

(※take care of Aで「Aを対応する」という意味になります)

 

つまりクレーム(対応を依頼)する側は、

何が問題で何をどうしてほしいのかを明確にさえすればOKです。

 

それでは以下、クレームを受けた場合のサンプルになります。

 

ビジネス英語でクレームを処理する

.........................
Hi Rachel,

Hope you're doing well.We're currently investigating this issue and get this back to you ASAP.

We apologise for your unfortunate experience.

Best,
Martin H.
.........................

 

2つのパターンで見ていきましょう。

  • 調査中であることを伝える場合
    We are looking into the issue and will let you know ASAP.
    We are currently investigating this issue and let you know ASAP.
  • 対応済みであることを伝える場合
    We are pleased to inform you that the invoice is on its way.
    We have reissued an invoice with the correct amount.

 

ASAP(as soon as possible)はビジネスメールでもよく使います。

意味は「なるはやで」ですね。

 

日本語で「ご了承おきください」というのがありますが英語にも

  • We are pleased to inform you that
  • Please be advised that

という言い方があります。

(※つまりthat以下の前置きになります)

 

また最後はしっかり結びの語で謝っておきましょう。

  • We apologise again for your unfortunate experience.
  • We're sincerely sorry for the inconvenience.

 

ここまでしっかり時候の挨拶結びの語でパターン化できていると思います。

 

後はあなたが何を伝えたいかが明確であれば

英文メールの自動化はすぐにでも可能です。

 

 

ビジネス英語で営業メールの書き方を学べるオススメ本

以上がざきやまが営業の方々の手助けをするのに使った英文フレーズです。

 

ちなみにざきやまは営業ではないのですが、

外資系企業に入社する前に目を通してなるほどな!

と感心したビジネス英語のテキストがあります。

 

それが日向清人さんの「ディクテーションで覚えるビジネス英語必須パターン123」です。

 

 

このテキストの中でビジネスのシチュエーション別で

英語フレーズを紹介している綺麗にまとまったテキストです。

最初のイントロダクション以降は読む価値ありです。

 

このテキストの目次だけを紹介すると、

 

  • 序章…英語の話し方、聴き取り方、冠詞の使い方
  • 第1章…スモール・トーク(空港で出迎える、空港からホテルへ、会社の受付で、出退勤時のあいさつ)
  • 第2章…電話(電話をかける、電話を受ける、電話中のトラブルに対応する、電話を切る)
  • 第3章…会議(会議を進める、結論をまとめ、採決する、会議をしめくくる)
  • 第4章…交渉(交渉を始める、交渉を進める、交渉を終える)
  • 第5章…プレゼンテーション(導入・あいさつから本題に入るまで、本題、最後の大まとめ)
  • 第6章…ライティングの基礎知識(つなげるスキル、まとめるスキル)
  • 第7章…ライティング(Eメールの書き方、社内メモの例、報告書の例)
  • 復習問題…定型句、前置詞、冠詞、カンマ

 

ビジネス英語で営業メールを書くノウハウまとめ

一番最初の大まかなポイントだけをもう一度まとめると、

 

ビジネス英語でメールを書く際に抑えておくべき3つのポイント

  • ビジネス英語でメールの書きはじめと書きおわりが大事
  • ビジネス英語は先に要件をシンプルに話してしまう
  • ビジネス英語は論理マーカーを使って話を展開する

 

営業の人向けにシチュエーション別で英語フレーズをご紹介してきましたね。

 

もし他のシチュエーションでリクエストがあればコメントください!

追記もしくは他記事で書きます。

 

一概にビジネス英語と言えど、

ライティングだけではなくリスニングやスピーキングも

もちろんビジネス英語のスキルに入ります。

 

テンプレ化できることは大いに良いことなんですが、

ビジネスマンとしてスキルアップしていくためにはやはり

英語力を底上げする必要がどうしても必要になってきます。

 

そこでビジネスマン向けの英語オンラインサロンを開講しました。

現役外資系ビジネスマンに英語が学べて相談もできるオンラインサロンは現状日本全国でここだけです。

 

ちょっとでも気になった方はぜひこちらからご覧になってみてください。

 

▼ざきやまの英語オンラインサロンを今すぐチェック!

-ビジネス実践, ビジネス英語, 英語学習
-, , , , , , , , , , , , , , ,

Copyright© 複業サラリーマンが、英語「で」生きるを体現 , 2020 All Rights Reserved Powered by AFFINGER4.